Umowa powierzenia przetwarzania danych

Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych swoich podopiecznych i osób kontaktujących się z nim przez Profil trenera w zakresie potrzebnym do świadczenia usług Trainerly, na czas korzystania z serwisu.

Charakter i cel: przechowywanie, udostępnianie Administratorowi i podopiecznemu, przesyłanie wiadomości i powiadomień, kopie zapasowe, wyłącznie w celu świadczenia usług z Regulaminu.

Na polecenie Administratora (przycisk „Sprawdź plan z AI”, plan Studio) Procesor przekazuje plan treningowy do analizy przez model językowy podprocesora z listy podprocesorów. Notatki, cele, wiek, odpowiedzi z ankiet i pomiary podopiecznego dołącza tylko wtedy, gdy podopieczny wyraził zgodę na przetwarzanie danych o zdrowiu obejmującą tę analizę, i zawsze bez imienia, nazwiska, danych kontaktowych i zdjęć. Procesor zapisuje wyłącznie wynik analizy.

• Osoby: podopieczni Administratora (także zaproszeni, którzy nie założyli jeszcze konta), osoby wysyłające wiadomość przez formularz kontaktowy Profilu trenera.
• Dane: imię i nazwisko, e-mail, telefon, data urodzenia, miasto, cele, plany, zapisy treningów, dzienniczek posiłków ze zdjęciami, cele dzienne i ich realizacja, nagrania techniki z komentarzami, ankiety, raporty tygodnia, notatki, raporty postępów (okres i komentarz trenera), tagi, wiadomości, terminy, ewidencja płatności z płatnościami online (kwota, status, zwroty), dane do faktury (imię i nazwisko albo nazwa firmy, NIP firmy, adres) i wystawione faktury lub rachunki.
• Szczególne kategorie danych: dane o zdrowiu (pomiary ciała, zdjęcia sylwetki, nagrania techniki, dzienniczek posiłków, cele dzienne, informacje o urazach i samopoczuciu).

• Przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (poleceniem są Regulamin i działania Administratora w aplikacji), chyba że obowiązek wynika z prawa.
• Gdy uczestnik rozmowy (podopieczny albo Administrator) zgłasza naruszenie Regulaminu przez drugą stronę, Procesor na jego żądanie kopiuje do zgłoszenia wskazane przez niego wiadomości z ich czatu (najwyżej 20). Te kopie Procesor przetwarza jako odrębny administrator, wyłącznie w celu rozpatrzenia zgłoszenia i reagowania na naruszenia Regulaminu, i przechowuje je razem ze zgłoszeniem. Poza takimi kopiami Procesor nie zapoznaje się z treścią rozmów.
• Zapewnia, że osoby z dostępem do danych są zobowiązane do poufności.
• Stosuje środki z art. 32 RODO, w szczególności: szyfrowanie połączeń, szyfrowanie zdjęć osobnym kluczem dla każdego pliku, kontrolę dostępu w każdej operacji, skróty haseł, weryfikację dwuetapową, limity prób, kopie zapasowe.
• Pomaga Administratorowi w realizacji praw osób (m.in. eksport danych w aplikacji, usuwanie danych) i w obowiązkach z art. 32–36 RODO.
• Zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego wykrycia, z informacjami potrzebnymi do zgłoszenia do organu nadzorczego.
• Usuwa dane zakończonej współpracy po 24 miesiące od zakończenia współpracy (trener dostaje e-mail 30 dni wcześniej i może współpracę przywrócić), jeśli Administrator nie usunie ich wcześniej; ta umowa jest poleceniem takiego usuwania. Wyjątkiem są faktury i rachunki wystawione przez Administratora: przechowuje je do usunięcia workspace, bo Administrator musi je przechowywać przez 5 lat (za ich przechowywanie i usunięcie po tym czasie odpowiada Administrator).
• Po zakończeniu świadczenia usług (usunięcie workspace) usuwa dane, w tym pliki, a z kopii zapasowych w ciągu 30 dni, chyba że prawo nakazuje ich przechowywanie.
• Na polecenie Administratora (plany Pro i Studio) tworzy codziennie i na żądanie kopie zapasowe workspace, z których Administrator przywraca usunięte dane i które może pobrać. Kopie zapasowe workspace trenera (plany Pro i Studio): zaszyfrowane kopie danych workspace i jego podopiecznych (bez pomiarów, zdjęć sylwetki i nagrań techniki), przechowywane 30 dni (Pro) lub 90 dni (Studio) od utworzenia; po przejściu na plan bez kopii najwyżej 14 dni od utworzenia, tylko do pobrania przez trenera; usuwane razem z workspace. Dane usunięte z serwisu mogą pozostać w tych kopiach do ich wygaśnięcia, ale z kopii nie przywracamy danych osób, które usunęły konto lub same zakończyły współpracę, ani zakończonej współpracy po upływie okresu jej przechowywania.
• Udostępnia informacje potrzebne do wykazania spełnienia obowiązków i umożliwia audyty, po uzgodnieniu terminu z 14-dniowym wyprzedzeniem.

Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z podprocesorów z listy podprocesorów. O planowanej zmianie Procesor informuje z 14-dniowym wyprzedzeniem; Administrator może zgłosić sprzeciw, a gdy nie zostanie on uwzględniony, rozwiązać umowę, usuwając konto. Procesor nakłada na podprocesorów te same obowiązki ochrony danych.

Administrator odpowiada za podstawę prawną przetwarzania, w tym za uzyskanie zgody podopiecznego na przetwarzanie danych o zdrowiu (aplikacja zbiera ją przy rozpoczęciu współpracy), za poinformowanie podopiecznych o przetwarzaniu i za treść danych, które wprowadza.

Subskrypcja kalendarza (prywatny adres iCal) to polecenie Administratora, by udostępniać termin, opis i miejsce jego sesji oraz imię i nazwisko lub inicjały podopiecznych usłudze kalendarza, którą sam wybierze (bez notatek z sesji). Ta usługa nie jest podprocesorem Procesora; za przekazanie do niej danych odpowiada Administrator.

Odpowiedzialność stron określa RODO i Regulamin. Umowa obowiązuje do usunięcia workspace Administratora. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin i prawo polskie.